Coinvolgere i portatori di interesse

Fase trasversale: Coinvolgere i portatori di interesse

Coinvolgere i portatori di interesse è una componente essenziale della maggior parte dei processi politici o di pianificazione. Sicuramente è un aspetto imprescindibile per l’adattamento, considerata la sua natura orizzontale e intersettoriale. Coinvolgere i portatori di interesse nel processo di adattamento costituisce un’ottima occasione per fare formazione sui cambiamenti climatici e sulla necessità di adottare azioni per il clima. Partecipare all’elaborazione di piani di adattamento, o di piani e progetti legati all’azione per il clima, aiuta a creare comunità climaticamente alfabetizzate, pronte ad affrontare le sfide impegnative che i cambiamenti climatici pongono alla società nella sua interezza. L’adattamento è un argomento di interesse per un ampio spettro di portatori di interesse dai quali ci si attende che partecipino alla co-creazione delle conoscenze necessarie e alle decisioni che dovranno essere assunte nel corso di tutto il processo. Il coinvolgimento dei portatori di interesse gioca un ruolo fondamentale in tutte le fasi dell’adattamento (come è già stato ricordato nella descrizione di ogni fase). Tuttavia, c’è la chiara esigenza di razionalizzare il loro contributo, specialmente nell’ottica di ottenere il maggior beneficio dal processo di coinvolgimento. La partecipazione dei portatori di interesse deve essere organizzata sin dall’inizio (fase 1), e tale processo dovrebbe essere affidato agli esperti di comunicazione e mediazione. Ci si aspetta che un processo di coinvolgimento ben organizzato presti attenzione alla trasparenza, alla comunicazione aperta, alla fiducia e alle relazioni, ad una chiara definizione dei ruoli, delle responsabilità e degli impegni di tutti i partecipanti. 

• Perché e quando è importante coinvolgere i portatori di interesse?

Il processo di adattamento deve essere aperto al contributo dei portatori di interesse in ogni singola fase. Tuttavia, coinvolgere i portatori di interesse in tutte le attività è difficilmente fattibile. Si possono ottenere maggiori benefici con una chiara definizione degli obiettivi legati al coinvolgimento dei portatori di interesse, e con l’identificazione dei passaggi in cui il loro contributo è più utile per tutto il processo. La decisione su quando coinvolgere i portatori di interesse, dipenderà dal contesto, anche se ci possiamo aspettare che il coinvolgimento sia particolarmente rilevante nelle seguenti attività: condivisione di dati e informazioni sui pericoli e sui rischi legati ai cambiamenti climatici, identificazione degli impatti prioritari dei cambiamenti climatici, co-creazione della visione, impostazione degli obiettivi derivanti dalla visione, condivisione di esperienze sulle opzioni di adattamento, proposta di specifiche misure di adattamento, elaborazione del piano di monitoraggio, comunicazione e valutazione (MRE) ed elaborazione della struttura di governance per l’adattamento ai cambiamenti climatici. Il coinvolgimento dei portatori di interesse non cessa con l’approvazione del piano di adattamento, risulta anzi cruciale per il successo della fase di attuazione e per il monitoraggio.

• Chi dovrebbe essere coinvolto?

La mappatura e l’analisi dei portatori di interesse hanno lo scopo di individuare coloro che dovrebbero essere poi coinvolti nel processo di adattamento. Ciò è utile poiché in tal modo vengono presentati a tutti i partecipanti gli interessi e le posizioni dei portatori di interesse e le loro reciproche relazioni. La selezione dei portatori di interesse deve essere basata su criteri trasparenti e ha lo scopo di assicurare una partecipazione equa alle differenti categorie di portatori di interesse, comprese le amministrazioni incaricate dell’adattamento a differenti livelli (dal livello locale a quello nazionale, secondo le necessità), differenti dipartimenti dell’organizzazione responsabile, organi di settore, la comunità accademica e gli istituti di ricerca, le ONG, altri gruppi di interesse e i rappresentanti dell’imprenditoria. Non esiste un numero ideale di portatori di interesse da coinvolgere; si consiglia  di dare voce a tutte le differenti categorie, purchè venga mantenuto  un numero sufficienemente piccolo da assicurare l’efficienza del processo e l’impegno dei portatori di interesse nel corso di tutta la sua durata. Una volta identificati i portatori di interesse, dovrà essere chiarito il loro livello di coinvolgimento, che può spaziare da attività di informazione, comunicazione bidirezionale, consultazione, co-creazione, fino alla co-decisione, ecc. Il livello di coinvolgimento dei vari portatori di interesse sarà differente e potrebbe anche cambiare nel corso del processo. Tuttavia, definire i ruoli e le responsabilità di ciascun portatore di interesse sin dall’inizio è fondamentale per assicurare un loro ottimo coinvolgimento. Infine, si consiglia di utilizzare le piattaforme esistenti dei portatori di interesse (p. es., alcune città potrebbero già avere avviato un processo di sviluppo sostenibile, o di pianificazione urbana, basato sui portatori di interesse). 

• Documentare l’utilizzo del contributo dato dai portatori di interesse

Per aumentare il livello di fiducia, i portatori di interesse devono essere informati regolarmente sull’utilizzo dei risultati frutto della loro partecipazione. L’adattamento è un processo che deve essere co-progettato, e la strategia o il piano risultanti da tale processo devono essere il frutto della collaborazione di tutti i portatori di interesse coinvolti. Per documentare la discussione possono essere utilizzati vari metodi e strumenti (quali verbali degli incontri, linee guida, poster o infografiche) che mostrino sommariamente i principali risultati conseguiti (siti web dedicati, ecc.). È altrettanto importante definire il livello necessario di formalizzazione dei contributi dati dai portatori di interesse. Quando la partecipazione dei portatori di interesse riguarda la condivisione di conoscenze ed esperienze, non è necessario insistere sulla formalizzazione. Tuttavia, quando ci si attende che i partecipanti espongano i loro interessi strategici ed esprimano i relativi obiettivi, è possibile che sia necessario un livello di formalizzazione superiore. La decisione finale sul livello di formalizzazione dipende comunque dal caso concreto. In alcuni contesti, possono essere preferiti processi informali per evitare che gli stessi vengano bloccati e che i portatori di interesse si rifiutino di partecipare attivamente. 

• Elaborare un piano di comunicazione e di sensibilizzazione delle coscienze

Una campagna comunicativa di successo sull’adattamento ai cambiamenti climatici spesso è la chiave di volta per assicurarsi il sostegno della società civile, per rafforzare ulteriormente la partecipazione del pubblico e aumentare il livello di consapevolezza sulle sfide poste dai cambiamenti climatici e le possibili soluzioni. È necessario un piano di comunicazione stabile per convogliare i risultati principali del processo di adattamento verso i differenti gruppi di obiettivi. Affinché ciò avvenga è necessario:

• chiarificare la terminologia; il significato di termini quali vulnerabilità, rischio, mitigazione, adattamento, che potrebbero non essere chiari a tutti a prima vista
• formulare i messaggi trasmessi in modo comprensibile all’utente (in termini di lessico, contenuto e formato), tenendo in considerazione che target di pubblico differenti necessitano approcci differenziati
• comunicare, insieme ai risultati, anche le ipotesi e le incertezze (p. es. sui futuri scenari e proiezioni dei cambiamenti climatici)
• focalizzarsi anche sugli esempi di buone pratiche piuttosto che esclusivamente su aspetti metodologici e teorici
• sfruttare nel miglior modo possibile una combinazione di approcci comunicativi (partecipazione diretta, mass media, internet, social network) e mezzi (testi brevi, infografiche, materiali audio e video, racconti di esperienze durante gli incontri, ecc.) in modo da raggiungere il maggior numero di persone

Risultati del coinvolgimento dei portatori di interesse:

• Documento con i risultati della mappatura ed analisi dei portatori di interesse 
• Documento con il piano delle attività per coinvolgere i portatori di interesse
• Documento di riepilogo dei risultati del processo di coinvolgimento dei portatori di interesse
• Piano di comunicazione e sensibilizzazione sull’adattamento

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